Modèle de procès-verbal de création d`une association

Dans votre rôle de Secrétaire, vous aurez essentiellement quatre étapes impliquées dans l`enregistrement des minutes de réunion efficaces. Vous devrez passer un peu de temps à planifier avant la réunion, prendre des notes pendant la réunion et rédiger un rapport formel après la réunion. Vous serez également responsable du dépôt et du partage des procès-verbaux de chaque réunion. Les minutes de réunion peuvent être définies comme l`enregistrement écrit de tout ce qui s`est passé lors d`une réunion. Ils sont utilisés pour informer les gens qui n`ont pas assisté à la réunion sur ce qui s`est passé, ou pour garder une trace de ce qui a été décidé au cours de la réunion afin que vous puissiez le revoir et l`utiliser pour éclairer les décisions futures. Pour la plupart des organisations ou des groupes, il est important que le procès-verbal soit laconique et n`inclue qu`un résumé des décisions. [1] un rapport textuel (transcription) n`est généralement pas utile. Sauf si les règles de l`organisation l`exigent, un résumé des discussions au cours d`une réunion n`est ni nécessaire ni approprié. [1] Si votre organisation utilise un système de gestion des adhésions basé sur le Cloud (comme Wild Apricot), vous pouvez publier les minutes en tant que page Web et donner accès uniquement au Comité ou aux membres du Conseil d`administration, en fonction des besoins de votre organisation. Grâce aux pages Web réservée aux membres, vous pouvez créer un intranet en ligne sécurisé pour votre Conseil d`administration et vos comités. Les procès-verbaux, également connus sous le nom de procès-verbal de réunion (abréviation MoM), de protocoles ou, de façon informelle, de notes, sont le dossier écrit instantané d`une réunion ou d`une audition. Ils décrivent généralement les événements de la réunion et peuvent inclure une liste des participants, une déclaration des questions examinées par les participants, et des réponses ou décisions connexes pour les questions.

Le procès-verbal peut se terminer par une note de l`heure à laquelle la réunion a été levée. 17 [18] les membres du Conseil d`administration ont la responsabilité éthique et juridique de s`assurer que l`enregistrement du procès-verbal reflète fidèlement les activités du Conseil. À tout le moins, il est important d`obtenir une copie de l`ordre du jour de la réunion et de l`utiliser comme un guide ou un plan pour prendre des notes et préparer le procès-verbal-avec l`ordre et la numérotation des points sur le procès-verbal de réunion correspondant à ceux de l`ordre du jour. En outre, l`avis d`ordre du jour et/ou de réunion fournit également des informations qui devront être incluses dans le procès-verbal, tels que: l`ordre du jour de la réunion précédente sert de modèle pour la prochaine réunion. Le Secrétaire devrait préplanifier l`ordre du jour en examinant l`ordre du jour et les procès-verbaux précédents et demander aux membres du Conseil d`examiner les points ou les questions à inclure. Cela rappelle aux membres du Conseil de préparer des rapports ou d`autres documents qui doivent être portés devant le Conseil. Les procès-verbaux de certains groupes, tels qu`un Conseil d`administration corporatif, doivent être conservés au dossier et sont des documents juridiques importants. 4 5 [6] les procès-verbaux des réunions du Conseil d`administration sont conservés séparément des procès-verbaux des assemblées générales au sein d`une même organisation. [7] en outre, les procès-verbaux des séances exécutives peuvent être conservés séparément. [8] les comités ne sont pas tenus de tenir des procès-verbaux formels, mais des notes moins formelles peuvent être prises. [9] pour les comités, leurs documents officiels sont les rapports présentés à leur organisme parent.

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